Як правильно писати імейли англійською мовою?

“KISS” YOUR E-MAILS

Ця стаття не про кохання. “KISS”  означає “keep it short and simple”. Це правило можна застосовувати в багатьох сферах творчості та бізнесу. Ми ж спробуємо висвітлити основні моменти створення електронних листів.​

Уміння написати короткий лист і лаконічно викласти в ньому свої цілі та очікування - це талант, даний не кожному. Словесний потік і хаос в головах відображається і в манері, в якій ми ведемо щоденну ділову переписку з партнерами, колегами і клієнтами.

Розглянемо основні структурні елементи листа.

Звернення в листі

Форма звернення залежить від ступеня знайомства з одержувачем листа.

Наприклад, Dear Mr. Smith - офіційне звернення до маловідомої людини.

Dear John! - звернення до близької людини. Якщо ви не знаєте сімейний стан жінки і яке скорочення вибрати Ms або Mrs, то використовуйте нейтральне Ms. Якщо ви пишите лист двом адресатам, то вкажіть обидва імені. Але пам'ятайте про звернення, які не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Judge.

Вступ у листі

Вступ має містити максимум 3 пропозиції і відповідати формулі:

хто, що, час і дата, місце. Зверніть увагу на типові лексичні помилки:

• I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning

• We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience

• I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time

Основна частина листа

В основній частині необхідно викласти суть листа, відповівши на три запитання: 1) чому одержувач цього листа повинен реагувати на цей лист; 2) які результати ви очікуєте отримати; 3) які терміни виконання.​

Закінчення

Відсутність завершальної фрази і підпису неприйнятна в діловому листуванні. Обов'язково вказуйте контактний номер телефону та свою посаду.

З урахуванням того, що не всі наші адресати носії мови і не всі володіють просунутим рівнем англійської, краще уникати дуже незрозумілих фраз і складних конструкцій, принаймні на початковому етапі ділового спілкування. Наприклад:

Використовуйте просто дієслова замість фраз з іменниками

Будьте обережні з абревіатурами та емоджі. Все ж таки ділове листування, це не чат.

Намагайтеся також уникати типових помилок, які можуть зіпсувати загальне враження:

• занадто формальний або неформальний стиль звернення,
• використання великої кількості абревіатур, скорочень, фривольний стиль листа, різкий тон з великою кількістю знаків оклику (!!!!!),
• помилки при копіюванні, очепятки,
• об'єднання декількох ідей в один параграф, занадто довгі речення і закручені фрази,
• відсутність опису вкладених файлів.

​​

​​

Звичайно, існує багато різних листів і шаблонів їх складання. Їх структура і манера можуть відрізнятися в залежності від основної мети:

• to persuade – переконати,
• to inform – проінформувати,
• to request – зробити запит,
• to express thanks – висловити подяку,
• to remind – нагадати,
• to recommend – рекомендувати,
• to apologize – вибачитися,
• to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – відмовитися від пропозиції про співпрацю або від товару,​
• to introduce a person or policy – представити людину або новий курс,​
• to formalize decisions – закріпити рішення​.

А які листи найчастіше пишете ви?​ Які “KISS” інструменти ви використовуєте?