Підписуйся на 5 корисних листів на рік.
Авторські навчальні відео, актуальні підбірки слів та веселі тести.
Ніякої туфти та реклами. Обіцяємо.
Ось зуб.
“KISS” YOUR E-MAILS
Ця стаття не про кохання. “KISS” означає “keep it short and simple”. Це правило можна застосовувати в багатьох сферах творчості та бізнесу. Ми ж спробуємо висвітлити основні моменти створення електронних листів.
Уміння написати короткий лист і лаконічно викласти в ньому свої цілі та очікування - це талант, даний не кожному. Словесний потік і хаос в головах відображається і в манері, в якій ми ведемо щоденну ділову переписку з партнерами, колегами і клієнтами.
Розглянемо основні структурні елементи листа.
Форма звернення залежить від ступеня знайомства з одержувачем листа.
Наприклад, Dear Mr. Smith - офіційне звернення до маловідомої людини.
Dear John! - звернення до близької людини. Якщо ви не знаєте сімейний стан жінки і яке скорочення вибрати Ms або Mrs, то використовуйте нейтральне Ms. Якщо ви пишите лист двом адресатам, то вкажіть обидва імені. Але пам'ятайте про звернення, які не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Judge.
Вступ має містити максимум 3 пропозиції і відповідати формулі:
хто, що, час і дата, місце. Зверніть увагу на типові лексичні помилки:
I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning
We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience
I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time
В основній частині необхідно викласти суть листа, відповівши на три запитання: 1) чому одержувач цього листа повинен реагувати на цей лист; 2) які результати ви очікуєте отримати; 3) які терміни виконання.
Відсутність завершальної фрази і підпису неприйнятна в діловому листуванні. Обов'язково вказуйте контактний номер телефону та свою посаду.
З урахуванням того, що не всі наші адресати носії мови і не всі володіють просунутим рівнем англійської, краще уникати дуже незрозумілих фраз і складних конструкцій, принаймні на початковому етапі ділового спілкування. Наприклад:
Використовуйте просто дієслова замість фраз з іменниками
Будьте обережні з абревіатурами та емоджі. Все ж таки ділове листування, це не чат.
Намагайтеся також уникати типових помилок, які можуть зіпсувати загальне враження:
Звичайно, існує багато різних листів і шаблонів їх складання. Їх структура і манера можуть відрізнятися в залежності від основної мети:
А які листи найчастіше пишете ви? Які “KISS” інструменти ви використовуєте?
