“KISS” YOUR E-MAILS

Ця стаття не про кохання. “KISS”  означає keep ishort and simpleЦе правило можна застосовувати в багатьох сферах творчості та бізнесу. Ми ж спробуємо висвітлити основні моменти створення електронних листів.​

Уміння написати короткий лист і лаконічно викласти в ньому свої цілі та очікування - це талант, даний не кожному. Словесний потік і хаос в головах відображається і в манері, в якій ми ведемо щоденну ділову переписку з партнерами, колегами і клієнтами.

 

computer

 

Розглянемо основні структурні елементи листа.

Звернення в листі

Форма звернення залежить від ступеня знайомства з одержувачем листа.

Наприклад, Dear Mr. Smith - офіційне звернення до маловідомої людини.

Dear John! - звернення до близької людини. Якщо ви не знаєте сімейний стан жінки і яке скорочення вибрати Ms або Mrs, то використовуйте нейтральне Ms. Якщо ви пишите лист двом адресатам, то вкажіть обидва імені. Але пам'ятайте про звернення, які не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Judge.

Вступ у листі

Вступ має містити максимум 3 пропозиції і відповідати формулі:

хто, що, час і дата, місце. Зверніть увагу на типові лексичні помилки:

  • I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning

  • We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience

  • I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time

Основна частина листа

В основній частині необхідно викласти суть листа, відповівши на три запитання: 1) чому одержувач цього листа повинен реагувати на цей лист; 2) які результати ви очікуєте отримати; 3) які терміни виконання.​

Закінчення

Відсутність завершальної фрази і підпису неприйнятна в діловому листуванні. Обов'язково вказуйте контактний номер телефону та свою посаду.

З урахуванням того, що не всі наші адресати носії мови і не всі володіють просунутим рівнем англійської, краще уникати дуже незрозумілих фраз і складних конструкцій, принаймні на початковому етапі ділового спілкування. Наприклад:

імейл англійською

Використовуйте просто дієслова замість фраз з іменниками

імейл правила

Будьте обережні з абревіатурами та емоджі. Все ж таки ділове листування, це не чат.

імейл

Намагайтеся також уникати типових помилок, які можуть зіпсувати загальне враження:

  • занадто формальний або неформальний стиль звернення,
  • використання великої кількості абревіатур, скорочень, фривольний стиль листа, різкий тон з великою кількістю знаків оклику (!!!!!),
  • помилки при копіюванні, очепятки,
  • об'єднання декількох ідей в один параграф, занадто довгі речення і закручені фрази,
  • відсутність опису вкладених файлів.

​​

​​laptop

 

Звичайно, існує багато різних листів і шаблонів їх складання. Їх структура і манера можуть відрізнятися в залежності від основної мети:

  • to persuade – переконати,
  • to inform – проінформувати,
  • to request – зробити запит,
  • to express thanks – висловити подяку,
  • to remind – нагадати,
  • to recommend – рекомендувати,
  • to apologize – вибачитися,
  • to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – відмовитися від пропозиції про співпрацю або від товару,​
  • to introduce a person or policy – представити людину або новий курс,​
  • to formalize decisions – закріпити рішення​.

А які листи найчастіше пишете ви?​ Які “KISS” інструменти ви використовуєте?

Поділися с друзями
Вам можуть сподобатись: