Переглядiв: 22 Англійська не лише про граматику та словниковий запас. Формулювання думок так само важливе, як і їх контекст, особливо у формальному спілкуванні. Ця стаття буде корисною для всіх, хто використовує англійську як інструмент професійної комунікації, у листуванні або на зустрічах. Ми на прикладах розберемо, як вибір слів, тону і побудова думки впливають на сприйняття нас як спеціалістів, а також навчимося використовувати англійську без надмірної формальності та зайвих ризиків.
Зміст
1. Звертання та форми ввічливості
3. Англійська в офіційних ситуаціях
3.1. Робочі зустрічі та обговорення
3.2. Фідбек та критика
3.3. Публічні звернення та презентації
3.4. Email-комунікація
4. FAQs
Звертання та форми ввічливості
У діловому спілкуванні правильне звертання до співрозмовника — базовий прояв поваги і професіоналізму.
Ще зі школи ми пам’ятаємо 3 різні звертання:
- Mr — «містер» — звертання до чоловіка,
- Mrs — «місіс» — звертання до заміжньої жінки,
- Ms — «міс» — звертання до незаміжньої жінки або дівчини.
Однак сьогодні така диференціація вважається зайвою, а в діловому контексті її варто уникати. Ms Shevchenko — нейтральне та ввічливе звертання до будь-якої жінки, незалежно від сімейного стану.
-
Good morning, Ms Shevchenko. It’s a pleasure to meet you. — Доброго ранку, пані Шевченко. Приємно з вами познайомитися.
У формальних ситуаціях завжди безпечніше звертатися через Mr або Ms разом із прізвищем людини. Це доречно на зустрічах, у презентаціях та офіційному листуванні.
-
Mr Kоvalenko / Ms Kovalenko, could you please share your insights on this project? — Пане / Пані Коваленко, чи могли б ви поділитися вашими думками щодо цього проєкту?
Також ви можете використати звертання через звання і прізвище:
- Dr. + Last Name — якщо звертаєтеся до лікаря або доктора наук (Dr. Shevchenko),
- Prof. + Last Name — якщо звертаєтеся до професора (Pr. Kovalenko).
У разі, якщо ваш співрозмовник сам запропонував перейти на first name basis, тобто звертатися на ім’я, так і робіть. Проте пам’ятайте, що це допустимо лише в невимушених ділових бесідах або після встановлення довірливих стосунків.
-
Thank you for your help with the papers, Tania. — Дякую за допомогу з паперами, Таню.
Під час презентацій на групу людей або у великій аудиторії (приміщенні), використовуйте нейтральні звертання, наприклад,
- ladies and gentlemen — пані та панове,
- everyone / all — кожен / усі,
- colleagues / team — колеги / команда,
- participants / attendees — учасники / відвідувачі.
- Good morning, everyone. Let’s get started. — Доброго ранку всім. Почнемо.
- Thank you to all participants for attending this workshop. — Дякуємо всім учасникам за участь у цьому воркшоп.
Якщо у вас ділова переписка, зверніться до людини Dear Mr / Ms + Last Name, якщо вам відоме прізвище адресата. Якщо ж ви не знаєте хто отримувач, використайте To whom it may concern (дослівно «кого це може стосуватися») або Dear Sir or Madam.
Тон висловлювання
Те, як ви подаєте свої слова, впливає на те, як вас сприймає співрозмовник або аудиторія. Навіть нейтральна інформація може здатися різкою та образливою, якщо не враховувати інтонацію і вибір слів. Давайте подивимося, які фрази можна замінити, щоб передати повідомлення чітко, але без конфліктності.
|
❌ |
✅ |
|
It was a disappointment! — Це було розчарування! |
It was rather a disappointment. — Це було дещо розчаровуюче. |
|
This is wrong. — Це неправильно. |
This may need some adjustment. — Можливо це потребує деяких коригувань. |
|
You failed to meet the deadline. — Ти не встиг у дедлайн. |
The deadline was not fully met. — Дедлайн не був повністю дотриманий. |
|
Stop doing that. — Припиніть це робити. |
Could you try a different approach? — Чи могли б ви спробувати інший підхід? |
Модальні дієслова такі, як could, might, may, should, також допомагають пом’якшити тон. Порівняймо кілька речень.
|
❌ |
✅ |
|
You revise this report. — Ви переглянете цей звіт. |
It would be helpful to revise the report. — Було б корисно переглянути цей звіт. |
|
This idea is incorrect. — Ця ідея неправильна. |
This idea might need some refinement. — Певно ця ідея потребує певних доопрацювань. |
|
Follow the instructions. — Дотримуйтеся інструкцій. |
You should follow the instructions. — Вам слід дотримуватися інструкцій. |
Англійська в офіційних ситуаціях
В офіційному спілкуванні вибір дієслів відіграє ключову роль, адже саме вони визначають тон повідомлення. Пропонуємо добірку дієслів та словосполучень із ними, які доречно використовувати як усно, так і письмово.
|
talk about ➡️ discuss |
обговорювати |
discuss the issue — обговорити питання |
|
let know ➡️ inform |
поінформувати, доповісти |
inform the client about the changes — повідомити клієнта про зміни |
|
fix ➡️ solve |
вирішити |
solve a conflict — врегулювати конфлікт |
|
look at ➡️ examine |
оглянути, дослідити |
examine the data — проаналізувати дані |
|
get in touch ➡️ contact |
бути в контакті |
contact the relevant department — звернутися до відповідного відділу |
|
think about ➡️ consider |
розглянути, обміркувати |
consider the proposal — розглянути пропозицію |
|
ok ➡️ acceptable |
підходящий, прийнятний |
acceptable level of risk — прийнятний рівень ризику |
|
good / bad ➡️ positive / negative |
позитивний / негативний |
|
|
put off ➡️ postpone |
відкладати, відтерміновувати |
postpone the meeting — перенести зустріч |
Робочі зустрічі та обговорення
Робочі зустрічі вимагають від вас не тільки активного слухання, а й висловлення вашої думки, незгоди, уточнення та запитань. Погляньмо, які готові фрази ви можете використати.
|
From my point of view, this solution could be effective. |
З мого погляду, це рішення може бути ефективним. |
|
I tend to agree with this approach. |
Я схильна погодитися з цим підходом. |
|
One concern I have is the timeline. |
Одне з моїх занепокоєнь — часові рамки. |
|
I see your point. However, I’m not sure this would work in practice. |
Я розумію вашу позицію. Однак не впевнений, що це спрацює на практиці. |
|
That’s an interesting idea, but we might want to consider the risks. |
Це цікава ідея, але можливо варто врахувати ризики. |
|
I have a slightly different perspective on this. |
У мене дещо інший погляд на це питання. |
|
Could you clarify what you mean by this metric? |
Чи могли б ви уточнити, що маєте на увазі під цим показником? |
|
Would you mind sharing your vision? |
Чи могли б ви поділитися своїм баченням? |
|
Just to make sure I understood correctly … |
Щоб переконатися, що я правильно зрозумів … |
|
Am I right in thinking that the deadline is next Monday? |
Чи правильно я розумію, що дедлайн буде наступної п’ятниці? |
|
As much as I’d like to keep this discussion going, I want to respect everyone’s time. So let’s pause there for now. |
Як би мені не хотілося продовжувати цю дискусію, я хочу поважати час кожного. Давайте на цьому зараз зупинимося. |
Фідбек та критика
Варто пам’ятати, що професійна критика стосується не особистості, а процесу чи результату. Як вже було згадано вище, використання модальних дієслів робить фідбек менш різким. Хороший відгук зазвичай складається з визнання зони професійного росту людини, підвищення морального духу, а також конструктивної пропозиції, яка гарантує, що всі рухаються в одному напрямку.
Порівняймо 2 фідбеки. Обидва передають одну і ту саму думку, однак звучать по-різному. Який варіант обрали б ви?
|
Your coordination with the team had a negative impact on the project timeline. To grow further, you might want to focus on task prioritization, which will help us stay aligned with our delivery goals. Ваша координація з командою негативно вплинула на терміни проєкту. Для подальшого розвитку вам варто зосередитися на пріоритезації завдань, що допоможе нам дотримуватися наших цілей. |
You’re not managing your tasks well, so it caused delays. You need to get better at this if you want the project to succeed. Ти погано керуєш завданнями, через це були затримки. Тобі потрібно з цим щось робити, якщо хочеш, щоб проєкт був успішним. |
|
Your attention to detail improved the quality of the final result. Communicating progress more regularly could further support our team goals. Ваша уважність до деталей підвищила якість фінального результату. Регулярніші апдейти про прогрес можуть ще краще підтримати командні цілі. |
You don’t communicate enough and it’s a problem. We shouldn’t have to ask for updates all the time. Ти недостатньо комунікуєш, а це проблема. Ми не повинні постійно випитувати апдейти. |
Публічні звернення та презентації
Кожна презентація базується на трьох китах: ясності думки, повазі до аудиторії та хорошій підготовці. Якщо ви готуєтеся до публічного виступу англійською, обов’язково перегляньте фрази, які допоможуть побудувати діалог з будь-якою аудиторією.
|
Thank you for joining us today. |
Дякую, що приєдналися до нас сьогодні. |
|
I’m pleased to have the opportunity to speak with you. |
Рада мати можливість звернутися до вас. |
|
For those of you who aren’t familiar with my role, I … |
Для тих, хто не знайомий з моєю позицією, я … |
|
Today, I’d like to give you a brief overview of … |
Сьогодні я хотіла б коротко ознайомити вас з … |
|
I’d be happy to address any questions at the end. |
З радістю відповім на запитання в кінці. |
|
Our focus today will be on … |
Сьогодні ми зосередимося на … |
|
Because I’ve done the research, it’s clear to me that … |
Після аналізу даних, мені стало зрозуміло, що … |
|
One key takeaway is … |
Один із ключових висновків полягає у … |
|
Thank you for your time and attention. |
Дякую за ваш час та увагу. |
|
I look forward to working with you. |
Сподіваюся на подальшу співпрацю. |
Email-комунікація
Email — основний інструмент ділового спілкування у міжнародному середовищі. Він вимагає певної структури і досить виваженої лексики. Звичайно, рівень формальності ви обираєте залежно від адресата, разом з тим надмірна неформальність у робочому листуванні небажана.
Email зазвичай пишеться по чіткому шаблону:
- greeting — привітання та представлення,
- brief intro — короткий вступ, тобто мета вашого листа,
- basic info — основна інформація,
- request — запит, що ви очікуєте від адресата у відповідь,
- polite closing — ввічливе завершення.
У діловій переписці важливо пом’якшувати прохання, навіть якщо мова йде про чітки дедлайни або обов’язки. Для цього можна використати такі фрази:
- Could you please … / Would you mind … — Чи не могли б ви …
- I would appreciate it if you could … — Буду вдячний, якщо ви зможете …
- When you have a moment … — Коли у вас знайдеться час …
❌ Send the file today. — Надішліть цей файл сьогодні.
✅ Could you please send the file today? — Чи могли б ви надіслати цей файл сьогодні?
Уникайте емоційних та оціночних слів, намагайтеся бути ввічливими та нейтральними.
❌ I’m really unhappy with how this was handled. — Я справді незадоволена тим, як це було вирішено.
✅ I’d like to clarify a few points regarding how this was handled. — Хочу уточнити кілька моментів щодо того, як це було вирішено.
Також важливо коректно завершити лист. Оберіть один із варіантів представлених нижче.
- Regards / Sincerely — з повагою
- Kind regards — з найщирішими побажаннями
- Thank you in advance — заздалегідь дякую
- With gratitude — з вдячністю
- Looking forward to your response — з нетерпінням чекаю вашої відповіді
FAQs
1. Як звернутися до когось офіційно англійською мовою?
Офіційно до когось англійською звертаються в один зі способів:
- Mr. / Ms. / Dr. / Prof. + Last Name (Mr. Kovalenko, Ms. Shevchenko, Dr. Smith),
- для листів: Dear Mr. Petrenko або To whom it may concern,
- для усної мови: Good morning, Ms. Ivanenko або Excuse me, Dr. Green,
- до групи: Ladies and gentlemen, Colleagues, Team.
2. Чому я звучу грубо англійською?
Зазвичай причина криється саме у культурних та мовних нюансах. Фрази, що українською звучать невинно і цілком нормально, англійською сприймаються різкими. Тож, щоб цього уникнути, пам’ятайте про ввічливі слова на кшталт please, thank you, if possible, пом’якшувальні фрази, зокрема I think, It seems, Could you, Would you mind, а також культурні очікування співрозмовника.
❌ You are wrong. — Ти неправий.
✅ I think it might be a misunderstanding. — Гадаю, що це непорозуміння.
❌ Explain why you didn’t do this? — Поясніть, чому ви цього не зробили?
✅ If possible, could you explain why this task wasn't completed? — Якщо можливо, поясніть, будь ласка, чому це завдання не було виконано?
3. Коли і кому можна сказати feel free?
Фраза feel free буквально означає не соромтеся, вільно, можете без вагань. Це ввічливий спосіб дозволити комусь щось зробити або показати готовність до співпраці. Її можна використовувати, як у робочих ситуаціях, так і в повсякденному житті.
- Feel free to contact me if you need any help. — Не соромтеся звертатися до мене, якщо вам потрібна допомога.
- Feel free to use this template for your report. — Можете вільно використовувати цей шаблон для свого звіту.
Однак не вживайте feel free у наказовому тоні, бо це звучатиме різко і сприйматиметься як командування.