“KISS” YOUR E-MAILS

Эта статья не про любовь. “KISS”  означает keep it short and simple. Это правило можно применять во многих сферах творчества и бизнеса. Мы же попробуем осветить основные моменты составления электронных писем.

Умение написать короткое письмо и лаконично изложить в нем свои цели и ожидания - это талант, данный не каждому. Словесный поток и хаос в головах отображается и в манере, в который мы ведем ежедневную деловую переписку с партнерами, коллегами и клиентами.

 

computer

 

Рассмотрим основные структурные элементы письма.

Обращение в письме

Форма обращения зависит от степени знакомства с получателем письма.

Например, Dear Mr. Smith - официальное обращение к малоизвестному человеку.

Dear John! - обращение к близкому человеку. Если вы не знаете семейное положение женщины и какое сокращение выбрать Ms или Mrs, то используйте нейтральное Ms. Если вы пишите письмо двум адресатам, то укажите оба имени. Но помните об обращениях, которые нельзя сокращать:  Professor, Dean, Governor, Judge.

Вступление в письме

Вступление должно содержать максимум 3 предложения и соответствовать формуле:

кто, что, время и дата, место. Обратите внимание на типичные лексические ошибки:

  • I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning

  • We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience

  • I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time

Основная часть письма

В основной части необходимо изложить суть письма, ответив на три вопроса: 1) почему получатель этого письма должен реагировать на это письмо; 2) какие результаты вы ожидаете получить; 3) какие сроки выполнения.

Завершение

Отсутствие завершающей фразы и подписи неприемлемо в деловой переписке. Обязательно указывайте контактный номер телефона и свою должность.

С учетом того, что не все наши адресаты носителя языка и не все обладают продвинутым уровнем английского, лучше избегать очень заумных фраз и сложных конструкций, по крайней мере на начальном этапе делового общения. Например:

Используйте просто глаголы вместо фраз с существительными

Будьте осторожны с аббревиатурами и эмоджи. Все-таки деловая переписка, это не чат.

Постарайтесь также избегать типичных ошибок, которые могут испортить общее впечатление:

  • слишком формальный или неформальный стиль обращения​​,
  • использование большого количества аббревиатур, сокращений, фривольный стиль письма, резкий тон с большим количеством восклицательных знаков (!!!!!),
  • ошибки при копировании, очепятки,
  • объединение нескольких идей в один параграф, слишком длинные предложения и закрученные фразы,
  • отсутствие описания вложенных файлов.

​​

laptop

 

Конечно, существует много разных писем и шаблонов их составления.  Их структура и манера могут отличаться в зависимости от основной цели:

  • to persuade – убедить,
  • to inform – проинформировать,
  • to request – сделать запрос,
  • to express thanks – выразить благодарность,
  • to remind – напомнить,
  • to recommend – рекомендовать,
  • to apologize – извиниться,
  • to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – отказаться от предложения о сотрудничестве или от товара,
  • to introduce a person or policy – представить человека или новый курс,
  • to formalize decisions – закрепить решения.

А какие письма зачастую пишете вы? Какие “KISS” инструменты вы используете?

ПОДЕЛИСЬ С ДРУЗЬЯМИ
Вам могут понравится: