Переглядiв: 12981 “KISS” YOUR E-MAILS
Ця стаття не про кохання. “KISS” означає “keep it short and simple”. Це правило можна застосовувати в багатьох сферах творчості та бізнесу. Ми ж спробуємо висвітлити основні моменти створення електронних листів.
Уміння написати короткий лист і лаконічно викласти в ньому свої цілі та очікування - це талант, даний не кожному. Словесний потік і хаос в головах відображається і в манері, в якій ми ведемо щоденну ділову переписку з партнерами, колегами і клієнтами.
Розглянемо основні структурні елементи листа.
Звернення в листі
Форма звернення залежить від ступеня знайомства з одержувачем листа.
Наприклад, Dear Mr. Smith - офіційне звернення до маловідомої людини.
Dear John! - звернення до близької людини. Якщо ви не знаєте сімейний стан жінки і яке скорочення вибрати Ms або Mrs, то використовуйте нейтральне Ms. Якщо ви пишите лист двом адресатам, то вкажіть обидва імені. Але пам'ятайте про звернення, які не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Judge.
Вступ у листі
Вступ має містити максимум 3 пропозиції і відповідати формулі:
хто, що, час і дата, місце. Зверніть увагу на типові лексичні помилки:
-
I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning
-
We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience
-
I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time
Основна частина листа
В основній частині необхідно викласти суть листа, відповівши на три запитання:
- чому одержувач цього листа повинен реагувати на цей лист;
- які результати ви очікуєте отримати;
- які терміни виконання.
Закінчення
Відсутність завершальної фрази і підпису неприйнятна в діловому листуванні. Обов'язково вказуйте контактний номер телефону та свою посаду.
З урахуванням того, що не всі наші адресати носії мови і не всі володіють просунутим рівнем англійської, краще уникати дуже незрозумілих фраз і складних конструкцій, принаймні на початковому етапі ділового спілкування. Наприклад:
|
Не пишіть |
Вживайте |
|
at the earliest opportunity |
as soon as possible |
|
commence |
start / begin |
|
due to the fact that |
because |
|
in the near future |
soon |
|
it is necessary that we |
we need to |
|
purchase |
buy |
|
terminate |
end |
|
therefore |
so |
Використовуйте просто дієслова замість фраз з іменниками:
|
Не пишіть |
Вживайте |
|
carry out an evaluation |
evaluate |
|
conduct a review |
review |
|
submit an application |
apply for |
|
make an introduction |
introduce |
|
put into effect the implementation |
implement |
Будьте обережні з абревіатурами та емоджі. Все ж таки ділове листування, це не чат.
|
Не пишіть |
Вживайте |
|
BTW |
by the way |
|
PIs B there B4 6 pm. |
Please, be there before 6 pm |
|
ROI |
return on investment |
Намагайтеся також уникати типових помилок, які можуть зіпсувати загальне враження:
- занадто формальний або неформальний стиль звернення,
- використання великої кількості абревіатур, скорочень, фривольний стиль листа, різкий тон з великою кількістю знаків оклику (!!!!!),
- помилки при копіюванні, очепятки,
- об'єднання декількох ідей в один параграф, занадто довгі речення і закручені фрази,
- відсутність опису вкладених файлів.
Звичайно, існує багато різних листів і шаблонів їх складання. Їх структура і манера можуть відрізнятися в залежності від основної мети:
- to persuade – переконати,
- to inform – проінформувати,
- to request – зробити запит,
- to express thanks – висловити подяку,
- to remind – нагадати,
- to recommend – рекомендувати,
- to apologize – вибачитися,
- to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – відмовитися від пропозиції про співпрацю або від товару,
- to introduce a person or policy – представити людину або новий курс,
- to formalize decisions – закріпити рішення.
А які листи найчастіше пишете ви? Які “KISS” інструменти ви використовуєте?
