Як правильно писати імейли англійською мовою?

“KISS” YOUR E-MAILS

Ця стаття не про кохання. “KISS”  означає “keep it short and simple”. Це правило можна застосовувати в багатьох сферах творчості та бізнесу. Ми ж спробуємо висвітлити основні моменти створення електронних листів.​

Уміння написати короткий лист і лаконічно викласти в ньому свої цілі та очікування - це талант, даний не кожному. Словесний потік і хаос в головах відображається і в манері, в якій ми ведемо щоденну ділову переписку з партнерами, колегами і клієнтами.

 

computer

 

Розглянемо основні структурні елементи листа.
 

Звернення в листі


Форма звернення залежить від ступеня знайомства з одержувачем листа.

Наприклад, Dear Mr. Smith - офіційне звернення до маловідомої людини.

Dear John! - звернення до близької людини. Якщо ви не знаєте сімейний стан жінки і яке скорочення вибрати Ms або Mrs, то використовуйте нейтральне Ms. Якщо ви пишите лист двом адресатам, то вкажіть обидва імені. Але пам'ятайте про звернення, які не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Judge.

 

Як правильно писати імейли англійською мовою?

 

Вступ у листі


Вступ має містити максимум 3 пропозиції і відповідати формулі:

хто, що, час і дата, місце. Зверніть увагу на типові лексичні помилки:

  • I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning

  • We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience

  • I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time


Основна частина листа
 

В основній частині необхідно викласти суть листа, відповівши на три запитання:

  1. чому одержувач цього листа повинен реагувати на цей лист;
  2. які результати ви очікуєте отримати;
  3. які терміни виконання.​


Закінчення
 

Відсутність завершальної фрази і підпису неприйнятна в діловому листуванні. Обов'язково вказуйте контактний номер телефону та свою посаду.

З урахуванням того, що не всі наші адресати носії мови і не всі володіють просунутим рівнем англійської, краще уникати дуже незрозумілих фраз і складних конструкцій, принаймні на початковому етапі ділового спілкування. Наприклад:

Не пишіть

Вживайте

at the earliest opportunity

as soon as possible

commence

start / begin 

due to the fact that 

because

in the near future

soon

it is necessary that we

we need to

purchase

buy

terminate

end

therefore

so

 

Використовуйте просто дієслова замість фраз з іменниками:

Не пишіть

Вживайте

carry out an evaluation 

evaluate

conduct a review 

review

submit an application

apply for 

make an introduction

introduce

put into effect the implementation

implement

 

Будьте обережні з абревіатурами та емоджі. Все ж таки ділове листування, це не чат.

Не пишіть

Вживайте

BTW

by the way 

PIs B there B4 6 pm.

Please, be there before 6 pm

ROI

return on investment

 

Намагайтеся також уникати типових помилок, які можуть зіпсувати загальне враження:

  • занадто формальний або неформальний стиль звернення,
  • використання великої кількості абревіатур, скорочень, фривольний стиль листа, різкий тон з великою кількістю знаків оклику (!!!!!),
  • помилки при копіюванні, очепятки,
  • об'єднання декількох ідей в один параграф, занадто довгі речення і закручені фрази,
  • відсутність опису вкладених файлів.

​​

​​laptop

 

Звичайно, існує багато різних листів і шаблонів їх складання. Їх структура і манера можуть відрізнятися в залежності від основної мети:

  • to persuade – переконати,
  • to inform – проінформувати,
  • to request – зробити запит,
  • to express thanks – висловити подяку,
  • to remind – нагадати,
  • to recommend – рекомендувати,
  • to apologize – вибачитися,
  • to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – відмовитися від пропозиції про співпрацю або від товару,​
  • to introduce a person or policy – представити людину або новий курс,​
  • to formalize decisions – закріпити рішення​.

А які листи найчастіше пишете ви?​ Які “KISS” інструменти ви використовуєте?

Вам можуть сподобатись
Київ – майданчик для атмосферних відео. Добірка кліпів
Читати
8 найвідоміших помилок та граматичних ляпів Трампа
Читати
Прем'єри січня. Нумо дивитися фільми англійською
Читати
Наші новини: команда Yappi Corporate в Будапешті
Читати