Просмотров: 350 “KISS” YOUR E-MAILS
Эта статья не про любовь. “KISS” означает “keep it short and simple”. Это правило можно применять во многих сферах творчества и бизнеса. Мы же попробуем осветить основные моменты составления электронных писем.
Умение написать короткое письмо и лаконично изложить в нем свои цели и ожидания - это талант, данный не каждому. Словесный поток и хаос в головах отображается и в манере, в который мы ведем ежедневную деловую переписку с партнерами, коллегами и клиентами.
Рассмотрим основные структурные элементы письма.
Обращение в письме
Форма обращения зависит от степени знакомства с получателем письма.
Например, Dear Mr. Smith - официальное обращение к малоизвестному человеку.
Dear John! - обращение к близкому человеку. Если вы не знаете семейное положение женщины и какое сокращение выбрать Ms или Mrs, то используйте нейтральное Ms. Если вы пишите письмо двум адресатам, то укажите оба имени. Но помните об обращениях, которые нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Judge.
Вступление в письме
Вступление должно содержать максимум 3 предложения и соответствовать формуле:
кто, что, время и дата, место. Обратите внимание на типичные лексические ошибки:
-
I am writing in respect of = I am writing in reference to / with regard to / regarding / concerning
-
We would like to regret the inconvenience = we regret the inconvenience / we would like to apologize for the inconvenience
-
I ensure you that we give the best service. = I ensure that we give the best service. / I assure that you will have your goods delivered on time
Основная часть письма
В основной части необходимо изложить суть письма, ответив на три вопроса:
- почему получатель этого письма должен реагировать на это письмо;
- какие результаты вы ожидаете получить;
- какие сроки выполнения.
Завершение
Отсутствие завершающей фразы и подписи неприемлемо в деловой переписке. Обязательно указывайте контактный номер телефона и свою должность.
С учетом того, что не все наши адресаты носителя языка и не все обладают продвинутым уровнем английского, лучше избегать очень заумных фраз и сложных конструкций, по крайней мере на начальном этапе делового общения. Например:
|
Не пишите |
Используйте |
|
at the earliest opportunity |
as soon as possible |
|
commence |
start / begin |
|
due to the fact that |
because |
|
in the near future |
soon |
|
it is necessary that we |
we need to |
|
purchase |
buy |
|
terminate |
end |
|
therefore |
so |
Используйте просто глаголы вместо фраз с существительными:
|
Не пишите |
Используйте |
|
carry out an evaluation |
evaluate |
|
conduct a review |
review |
|
submit an application |
apply for |
|
make an introduction |
introduce |
|
put into effect the implementation |
implement |
Будьте осторожны с аббревиатурами и эмоджи. Все-таки деловая переписка, это не чат.
|
Не пишите |
Используйте |
|
BTW |
by the way |
|
PIs B there B4 6 pm. |
Please, be there before 6 pm |
|
ROI |
return on investment |
Постарайтесь также избегать типичных ошибок, которые могут испортить общее впечатление:
- слишком формальный или неформальный стиль обращения,
- использование большого количества аббревиатур, сокращений, фривольный стиль письма, резкий тон с большим количеством восклицательных знаков (!!!!!),
- ошибки при копировании, очепятки,
- объединение нескольких идей в один параграф, слишком длинные предложения и закрученные фразы,
- отсутствие описания вложенных файлов.
Конечно, существует много разных писем и шаблонов их составления. Их структура и манера могут отличаться в зависимости от основной цели:
- to persuade – убедить,
- to inform – проинформировать,
- to request – сделать запрос,
- to express thanks – выразить благодарность,
- to remind – напомнить,
- to recommend – рекомендовать,
- to apologize – извиниться,
- to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – отказаться от предложения о сотрудничестве или от товара,
- to introduce a person or policy – представить человека или новый курс,
- to formalize decisions – закрепить решения.
А какие письма зачастую пишете вы? Какие “KISS” инструменты вы используете?
