Переглядiв: 600 Коли нас запрошують куди-небудь, ми приходимо. А ще приносимо з собою будинок і велосипед...
У цій статті хочемо розповісти про те, як зробити так, щоб було якомога менше факапів до і під час організації заходів. На прикладі нашої підготовки до участі в iForum 2019.
Це наш досвід, десь корисний, часом дуже корисний. Адже більшість помилок у цілому має однакову структуру й причини виникнення.
Час
Залежно від масштабу заходу, що проводиться, потрібно прораховувати терміни його реалізації.
У нас було розуміння, що, окрім ентузіазму, нас чекатиме 4 місяці старанної та нещадної підготовки, 12000+ людей на конференції і, власне, сам майданчик – 6 кв м.
Ми свідомо відмовилися від послуг івент-агентства, адже дух компанії може передати виключно команда. Тому ми прийняли рішення провести підготовку власними силами. Нехай це і займає більше часу, навіть якщо не завжди цей час сплановано правильно.
Що більше планування на початку, то менше проблем у кінці. Хоча це зовсім не означає, що прийнята на початку концепція буде триматися до дня події без змін.
Наприклад, поліграфічна продукція страждала від змін і правок десятки разів. Тому листівки ми отримали за 48 годин до початку форуму. А виявлена помилка на банері для стенду ліквідувалася за 12 годин до старту.
Висновок: часу завжди буде недостатньо, але завжди потрібно залишати заначку. Запас на випадок, якщо щось піде не так.
Стратегія
Що простіша стратегія, то прозоріша мета.
Наша компанія – YAPPI CORPORATE. English. Office delivery.
Чи можна відступити від цього? Так, можна!
Ми могли побудувати на місці стенду гелікоптер або ж локомотив, який, пробиваючи всі перепони, доставляє вам англійську в самісіньке серце офісу. Що знищило б усю легкість і невагомість, з якою наша компанія це робить. І тому, перебравши десятки варіантів, ми не стали винаходити велосипед. Ми просто взяли його з собою. Він максимально підкреслив нашу стратегію і, як показав досвід, люди на це відгукуються.
Висновок: не ускладнювати завдання і не ставити перешкод самому собі.
Люди
Кожен співробітник компанії – найкращий промоутер!
Як було описано вище, ми готувалися своїми силами. Хоч як би були напомаджені промоутери, які працюють за скриптом, вони ніколи не дадуть ту взаємодію з гостями, як співробітники компанії. Ці люди і створюють продукт. Щодня вони працюють із ним і представляють його на ринку.
Ми задіяли всі відділи, щоб кожен міг спостерігати їхні надздібності в дії. Менеджери, методисти, викладачі, керівники, HR відділ і навіть кур'єр. Ми нікого не забули.
Висновок: не запрошуйте промоутерів, запрошуйте співробітників.
Технології
Технології можуть підвести. Навіть якщо ви на найбільшому ІТ форумі країни, навколо літають дрони і сума екранів на всій виставці дорівнює площі поля на стадіоні "Олімпійський".
У вас може не працювати інтернет або сядуть батарейки. У вас можуть виникнути проблеми з сайтом або CRM-системою. Або все це трапиться одночасно.
Можливо, в цю хвилину вже все буде у вогні і це буде не настільки важливо. Ми відчули це на своїй шкурі в момент, коли запустили тестування рівня англійської мови. За результатами цього тестування ви отримуєте на пошту повідомлення про свій рівень граматики. На початку все працювало прекрасно. Через годину ажіотаж від нашого тесту зріс настільки, що люди почали отримувати листи в папку "Реклама", а після – у "Спам". Ми навіть думали посилати з результатами голубів. Але серед великого скупчення людей – це не дуже гігієнічно.
Тому кожному учаснику персонально приділили час, викопували їхні результати з папок імейл-мотлоху і під овації, що звучали для спікерів, вручали заповітні сертифікати.
Висновок: продумайте план Б на випадок, якщо технології підведуть.
Страх
Боятися – це нормально. Страх змушує рухатися вперед. Ніхто не застрахований від провалу.
Але саме страх змушує нас аналізувати, сотні разів прокручувати одні й ті ж події і результат, який в більшості своїх випадків ніколи не відбудеться. Це страхує нас від небажаних наслідків.
Тому створюйте, організовуйте і бійтеся. Адже все одно все вийде!
Висновок: не бійтеся. Все обов'язково вийде.
