Когда нас приглашают куда-либо, мы приходим. А еще приносим с собой дом и велосипед… 

 

 

В этой статье хотим рассказать о том, как сделать так, чтобы было как можно меньше факапов до и во время организации мероприятий. На примере нашей подготовки к участию в iForum 2019.

Это наш опыт, где-то полезный, временами очень полезный. Ведь большинство ошибок в целом имеют одинаковую структуру и причины возникновения. 

Время

В зависимости от масштаба проводимого мероприятия нужно просчитывать сроки его реализации.

У нас было понимание, что, кроме энтузиазма, нас будет ожидать 4 месяца тщательной и беспощадной подготовки, 12000+ человек на конференции и, собственно, сама площадка – 6 кв м. 

Мы сознательно отказались от услуг ивент-агентства, так как дух компании может передать исключительно команда. Поэтому мы приняли решение провести подготовку собственными силами. Пусть это и занимает больше времени, даже если не всегда это время спланировано правильно. 

Чем больше планирования в начале, тем меньше проблем в конце. Хотя это совершенно не значит, что принятая в начале концепция будет держатся до дня мероприятия без изменений.

К примеру, полиграфическая продукция страдала от изменений и правок десятки раз. Поэтому листовки мы получили за 48 часов до начала форума. А обнаруженная опечатка на баннере для стенда ликвидировалась за 12 часов до старта.

Вывод: времени всегда будет недостаточно, но всегда нужно оставлять заначку. Запас на случай, если что-то пойдёт не так. 

 

 

Стратегия 

Чем проще стратегия, тем прозрачнее цели.

Наша компания – YAPPI CORPORATE. English. Office delivery.

Можно ли отступить от этого? Да, можно!

Мы могли построить на месте стенда вертолёт или же локомотив, который, пробивая все преграды, доставляет вам английский в самое сердце офиса. Что уничтожило бы всю лёгкость и воздушность, с которой наша компания это делает. И поэтому, перебрав десятки вариантов, мы не стали изобретать велосипед. Мы просто взяли его с собой. Он максимально подчеркнул нашу стратегию и, как показал опыт, люди на это откликаются.  

Вывод: не усложнять задачу и не ставить преград самому себе.

Люди

Каждый сотрудник компании  лучший промоутер!

Как было описано выше, мы готовились своими силами.  Как бы не были напомажены промоутеры, которые работают по скрипту, они никогда не дадут то взаимодействие с гостями, как сотрудники компании.  Эти люди и создают продукт. Каждый день они работают с ним и представляют его на рынке.

Мы задействовали все отделы, чтобы каждый мог наблюдать их суперспособности в действии. Менеджеры, методисты, преподаватели, руководители, HR отдел и даже курьер. Мы никого не забыли.

Вывод: не приглашайте промоутеров со стороны. 

 

 

Технологии 

Технологии могут подвести. Даже если вы на самом крупном ІТ форуме страны, вокруг летают дроны и сумма экранов на всей выставке равна площади поля на стадионе "Олимпийский".

У вас может не работать интернет или сядут батарейки. У вас могут возникнуть проблемы с сайтом или CRM-системой. Или все это случится в один момент.

Возможно, в эту минуту уже всё будет в огне и это будет не столь важно. Мы ощутили это на своей шкуре в момент, когда запустили тестирование уровня английского языка. По результатам этого тестирования вы получаете на почту уведомление о своем уровне грамматики. В самом начале всё работало прекрасно. Через час ажиотаж от нашего теста возрос настолько, что люди начали получать письма в папку "Реклама", а после – в "Спам". Мы даже думали отправлять с результатами голубей. Но среди большого скопления людей – это не очень гигиенично. 

Поэтому каждому участнику персонально уделили время, выкапывали их результаты из папок имейл-хлама и под овации, звучавшие для спикеров, вручили заветные сертификаты. 

Вывод: продумайте план Б на случай, если и когда технологии подведут.

Страх

Бояться  это нормально. Страх заставляет двигаться вперёд. Никто не застрахован от провала.

Но именно страх заставляет нас анализировать, сотни раз прокручивая одни и те же события и исход, который в большинстве своих случаев никогда не произойдёт. Это страхует нас от нежелаемых последствий.

Поэтому создавайте, организовывайте и бойтесь. Ведь всё равно всё получится! 

Вывод: не бойтесь. Все обязательно получится.

 
 
ПОДЕЛИСЬ С ДРУЗЬЯМИ
Вам могут понравится: