Просмотров: 601 Когда нас приглашают куда-либо, мы приходим. А еще приносим с собой дом и велосипед…
В этой статье хотим рассказать о том, как сделать так, чтобы было как можно меньше факапов до и во время организации мероприятий. На примере нашей подготовки к участию в iForum 2019.
Это наш опыт, где-то полезный, временами очень полезный. Ведь большинство ошибок в целом имеют одинаковую структуру и причины возникновения.
Время
В зависимости от масштаба проводимого мероприятия нужно просчитывать сроки его реализации.
У нас было понимание, что, кроме энтузиазма, нас будет ожидать 4 месяца тщательной и беспощадной подготовки, 12000+ человек на конференции и, собственно, сама площадка – 6 кв м.
Мы сознательно отказались от услуг ивент-агентства, так как дух компании может передать исключительно команда. Поэтому мы приняли решение провести подготовку собственными силами. Пусть это и занимает больше времени, даже если не всегда это время спланировано правильно.
Чем больше планирования в начале, тем меньше проблем в конце. Хотя это совершенно не значит, что принятая в начале концепция будет держатся до дня мероприятия без изменений.
К примеру, полиграфическая продукция страдала от изменений и правок десятки раз. Поэтому листовки мы получили за 48 часов до начала форума. А обнаруженная опечатка на баннере для стенда ликвидировалась за 12 часов до старта.
Вывод: времени всегда будет недостаточно, но всегда нужно оставлять заначку. Запас на случай, если что-то пойдёт не так.
Стратегия
Чем проще стратегия, тем прозрачнее цели.
Наша компания – YAPPI CORPORATE. English. Office delivery.
Можно ли отступить от этого? Да, можно!
Мы могли построить на месте стенда вертолёт или же локомотив, который, пробивая все преграды, доставляет вам английский в самое сердце офиса. Что уничтожило бы всю лёгкость и воздушность, с которой наша компания это делает. И поэтому, перебрав десятки вариантов, мы не стали изобретать велосипед. Мы просто взяли его с собой. Он максимально подчеркнул нашу стратегию и, как показал опыт, люди на это откликаются.
Вывод: не усложнять задачу и не ставить преград самому себе.
Люди
Каждый сотрудник компании – лучший промоутер!
Как было описано выше, мы готовились своими силами. Как бы не были напомажены промоутеры, которые работают по скрипту, они никогда не дадут то взаимодействие с гостями, как сотрудники компании. Эти люди и создают продукт. Каждый день они работают с ним и представляют его на рынке.
Мы задействовали все отделы, чтобы каждый мог наблюдать их суперспособности в действии. Менеджеры, методисты, преподаватели, руководители, HR отдел и даже курьер. Мы никого не забыли.
Вывод: не приглашайте промоутеров со стороны.
Технологии
Технологии могут подвести. Даже если вы на самом крупном ІТ форуме страны, вокруг летают дроны и сумма экранов на всей выставке равна площади поля на стадионе "Олимпийский".
У вас может не работать интернет или сядут батарейки. У вас могут возникнуть проблемы с сайтом или CRM-системой. Или все это случится в один момент.
Возможно, в эту минуту уже всё будет в огне и это будет не столь важно. Мы ощутили это на своей шкуре в момент, когда запустили тестирование уровня английского языка. По результатам этого тестирования вы получаете на почту уведомление о своем уровне грамматики. В самом начале всё работало прекрасно. Через час ажиотаж от нашего теста возрос настолько, что люди начали получать письма в папку "Реклама", а после – в "Спам". Мы даже думали отправлять с результатами голубей. Но среди большого скопления людей – это не очень гигиенично.
Поэтому каждому участнику персонально уделили время, выкапывали их результаты из папок имейл-хлама и под овации, звучавшие для спикеров, вручили заветные сертификаты.
Вывод: продумайте план Б на случай, если и когда технологии подведут.
Страх
Бояться – это нормально. Страх заставляет двигаться вперёд. Никто не застрахован от провала.
Но именно страх заставляет нас анализировать, сотни раз прокручивая одни и те же события и исход, который в большинстве своих случаев никогда не произойдёт. Это страхует нас от нежелаемых последствий.
Поэтому создавайте, организовывайте и бойтесь. Ведь всё равно всё получится!
Вывод: не бойтесь. Все обязательно получится.
