Ведення ділової переписки з партнерами англійською мовою: правила і табу

Із якої фрази ви почнете електронний лист бізнес-партнеру: «I hope you're feeling good» чи «I hope this email finds you well»?

У цій статті ми поговоримо про правила ведення ділового листування англійською та розглянемо найпоширеніші помилки. Адже вміння грамотно та чітко комунікувати може вплинути не лише на ефективність діалогу, але й на репутацію та довіру до вас. 

Зміст

1. Роль tone of voice в англійській мові у діловій переписці

2. Структура ділових листів

3. Корисна лексика та linking words для ділової переписки англійською

4. Чого варто уникати в діловому листуванні

5. FAQs

Роль tone of voice в англійській мові у діловій переписці 

Тон голосу — перше, про що потрібно пам'ятати. Ми звикли переписуватись з друзями або рідними у легкій манері, із жартами, сленговими словами, емоджі та веселими наліпками. Але це саме те, чого у діловій переписці англійською варто уникати, особливо якщо спілкування з партнерами тільки-но розпочалося. 

Обирайте формальність. Так, світ змінюється, а разом з ним і старі звички ведення ділового листування, перенасичені офіціозом. Зараз усе простіше, та варто мати на увазі, що ви звертаєтесь до людини або людей, з якими хочете будувати міцні робочі відносини. Будьте ввічливими та виявляйте повагу до співрозмовників.

Якщо пізніше виявиться, що партнери й пожартувати не проти, і емоджі додають — супер, але починати ділове спілкування або переписку англійською з цього не варто. Ніколи не знаєш, на яку людину натрапиш, а зарекомендувати себе з найкращого боку — важливо з першого контакту. 
 

Структура ділових листів

Всі ділові листи мають бути добре структуровані. Розглянемо приклад вдалої структури та поговоримо про моменти, на які обов'язково варто звернути увагу. 

✓ Subject (тема листа) 

Починаємо завжди з неї. Тема повинна чітко та коротко сповістити партнера, про що саме йдеться у листі. Наприклад:

• Meeting Confirmation: у листі підтвердження зустрічі та уточнення деталей (час, місце чи платформа для онлайн-зустрічі тощо). 
• Request for Collaboration — Campaign Proposal: такий заголовок сповістить, що далі йтиметься про пропозицію співпраці. 

Натомість вибору подібних тем варто уникати: 

• Hello: привітання — це добре, але про що лист? 
• I have a question: всі листи так чи інакше містять питання. Краще коротко уточнити, що саме ви хочете дізнатись. 

✓ Salutation (привітання) 

Залежно від того, наскільки добре ви знаєте отримувача та в яких ви з ним взаєминах, оберіть привітання.

Серед формальних варіантів: 

• Dear Sir/Madam — коли не знаємо, до кого звертаємось.
• Dear Mr./Mrs. Adams — коли нам відоме прізвище отримувача. 
• Dear PR-Manager — коли звертаємось до людини, яка обіймає конкретну посаду, але не знаємо її імені або прізвища.

Якщо ви вже роззнайомились і домовились про менш формальне спілкування, вітайтеся так: 

• Hello, Jannet! — Вітаю, Джаннет!
• Hi, Lucas! — Привіт, Лукасе!

Проте аж настільки неформальні звертання в діловій переписці англійською точно є некоректними: 

• Yo, what's up? — Йоу, як життя?
• Hey ya'll! — Привіт, народ!

✓ Opening sentence (вступ) 

Якщо це перший раз, коли ви спілкуєтесь з партнером, не забудьте представитись. Назвіть ваше ім'я, назву вашої компанії, та посаду, яку обіймаєте. Наприклад: 

• My name is Victoria, I am a Marketing Manager at BlaBla Company. — Мене звати Вікторія, я менеджерка з маркетингу в компанії BlaBla.

Після цього поясніть мету написання листа у кількох словах: 

• I hope you are doing well. I am reaching out to inquire about the details of… — Сподіваюсь, що у вас все добре. Звертаюся до вас, щоб дізнатись деталі про… 

✓ Body (основна частина листа) 

Тут потрібно вмістити основну інформацію і розбити її на логічні абзаци. Можна структурувати так: 

• короткий контекст;
• чіткий запит або пропозиція;
• додаткові деталі (за потреби).

Намагайтесь не робити речення та абзаци занадто довгими, навпаки: описуйте те, що вам потрібно, стисло та лаконічно. В основній частині листа варто чітко дотримуватися мети та не відходити від теми.

Щойно закінчите написання цієї частини, радимо перечитати її, щоб впевнитись, чи ви справді передали свою мету. 

✓ Closing statement (завершення) 

Найголовніше сказали — можна і завершувати. Ділову переписку англійською мовою та й загалом формальні листи краще закінчувати з call to action, тобто закликом до дії. Зазвичай вони виглядають так: 

• Thank you for your time and consideration. I look forward to your response. — Дякую за ваш час і увагу. З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.

✓ Signature (підпис)

Остання, але не менш важлива деталь. Для підпису використовуємо такі слова та фрази: 

• Best / Kind / Warm regards… — З найкращими / добрими / теплими побажаннями…
• Sincerely… — Щиро… / З повагою... 

І підписуємося власним ім'ям. Після цього можна додати власні контакти, аби зробити процес подальшої комунікації з партнером простішим. За потреби ще раз зазначте вашу посаду, назву компанії, ваш email або номер телефону. У деяких випадках доречно залишити навіть посилання на сайт вашої компанії. Наприклад: 

• Kind regards,
  Victoria
  Marketing Manager | BlaBla Company
  [email protected], +38 000 000 00 00 

Отже, що ми отримуємо в результаті:

• чітку тему листа; 
• ввічливе привітання;
• вступ зі знайомством та поясненням мети листа; 
• структуровану основну частину;
• завершення з call to action; 
• підпис із вашими контактами. 
   

Корисна лексика та linking words для ділової переписки англійською

Більше прикладів фраз, які ви можете використати у вступній, основній і завершальній частинах ділової переписки англійською, ми зібрали в таблиці:

Також користуйтеся linking words (словами-зв’язками), які роблять тексти більш професійними, логічними та ввічливими. Вони поділяються на різні категорії за призначенням, тож тримайте ще одну таблицю:

Ще одна порада стосовно тексту листа: намагайтеся стежити за тим, які граматичні часи обираєте та як узгоджуєте їх між собою. Форми дієслів, артиклі, конструкції, модальні дієслова і просто правильне написання слів — на все це потрібно звертати увагу. 

Чого варто уникати в діловому листуванні

Ми вже з’ясували, з чого складається гарний діловий лист — тепер поговоримо про те, чого в ньому бути не повинно.

✓ Сленг і скорочення

Про недоречність неформального стилю в діловій переписці англійською мовою ми вже писали на початку статті. Сюди ж можна віднести й скорочення.

Так, інколи набагато швидше і легше написати «I've been» замість «I have been», або «I'm gonna» замість «I am going to», проте у випадку з офіційним листуванням потрібно використовувати повні форми. Вони допоможуть уникнути непорозумінь.

✓ Надмірна емоційність

Вести ділову переписку англійською мовою варто в нейтральній манері, без сильного емоційного забарвлення.

Наприклад, якщо вас не влаштовує надісланий партнером звіт, краще відмовитись від різкого «This report is terrible, not what I needed at all!» (Цей звіт жахливий, зовсім не те, що мені було потрібно!) і висловити невдоволення більш ввічливо: «I’m afraid this report is not quite what I needed. Could we discuss how to adjust it?» (Боюся, цей звіт не зовсім такий, як мені потрібно. Чи можемо ми обговорити, як його виправити?).

✓ Капслок 

Слова або речення, написані лише великими літерами, сприймаються як крик.

Тут повертаємось до минулого прикладу про емоційність і переробляємо «ANSWER ASAP» (ТЕРМІНОВО ДАЙТЕ ВІДПОВІДЬ) на «Could you please respond as soon as possible?» (Чи не могли б ви відповісти якомога швидше?).

✓ Зловживання виділеннями тексту

Лист не має виглядати ось так.

Звісно, використовувати виділення варто для акцентування уваги, проте не зловживайте цим. Не виділяйте цілі речення або весь лист, краще виокремити лише найважливіші аспекти: дату та час зустрічі, дедлайн тощо. 

Комунікація всередині компаній та між партнерами буває різною. Комусь подобається нейтральна манера спілкування, комусь навпаки — офіційна та виважена. Головне — знайти спільну мову та вміти пояснювати власні потреби та вимоги партнерам так, щоб вас точно розуміли. 

FAQs

1. Яке вітання краще використовувати в діловій переписці англійською мовою?

Найбезпечніше — формальні варіанти: 

• Dear Sir/Madam; 
• Dear Mr./Ms. [Прізвище] або Dear [Посада]. 

Якщо з отримувачем уже встановлений контакт, можна використовувати 

• Hello [ім’я] або Hi [ім’я], але тільки якщо дозволений менш формальний стиль.

2. Які помилки найчастіше трапляються у діловій переписці англійською?

Основні помилки — це: 

• надмірна неформальність (сленг, емоджі); 
• капслок; 
• скорочення на кшталт I'm gonna; 
• емоційна мова;
• відсутність структури;
• нечітка тема листа.

3. Як краще закінчити діловий лист англійською? 

Завершуйте ділову переписку англійською ввічливо та з call to action блоком. Наприклад:

• Thank you for your time. I look forward to your response. — Дякую за приділений час. З нетерпінням чекаю на відповідь.

 Після цього додайте підпис: Best regards, [Ваше ім’я] та контактні дані.

4. Чи можна використовувати linking words у діловому листуванні?

Так, навіть потрібно. Слова-зв’язки (Therefore, However, In addition) роблять текст логічним, послідовним і професійним. Вони особливо корисні для аргументації, уточнень або висновків.