Ведение деловой переписки с партнерами на английском языке: правила и табу

С какой фразы вы начнете электронное письмо бизнес-партнеру: "I hope you're feeling good" или "I hope this email finds you well"?

В этой статье мы поговорим о правилах ведения деловой переписки на английском и рассмотрим самые распространенные ошибки. Ведь умение грамотно и четко коммуницировать может повлиять не только на эффективность диалога, но и репутацию и доверие к вам.

Содержание

1. Роль tone of voice в деловой переписке

2. Структура деловых писем

3. Полезная лексика и linking words для деловой переписки на английском

4. Чего следует избегать в деловой переписке

5. FAQs

Роль tone of voice в деловой переписке

Тон голоса — первое, о чем нужно помнить. Мы привыкли переписываться с друзьями или родными в легкой манере, с шутками, сленговыми словами, эмодзи и веселыми стикерами. Но это именно то, чего в деловой переписке стоит избегать, особенно если общение с партнерами только началось.

Выбирайте формальность. Да, мир меняется, а вместе с ним и старые привычки ведения деловой переписки, перенасыщены официозом. Сейчас все проще и стоит иметь в виду, что вы обращаетесь к человеку или людям, с которыми хотите строить прочные рабочие отношения. Будьте вежливы и проявляйте уважение к собеседникам.

Если позже окажется, что партнеры и пошутить не против, и эмодзи добавляют — супер, но начинать деловое общение или переписку на английском с этого не стоит. Никогда не знаешь, какого человека встретишь, а зарекомендовать себя с лучшей стороны — важно с первого контакта.

Структура деловых писем

Все деловые письма должны быть хорошо структурированы. Рассмотрим пример удачной структуры и поговорим о моментах, на которые обязательно следует обратить внимание.

✓ Subject (тема письма) 

Начинаем всегда с нее. Тема должна четко и кратко известить партнера, о чем говорится в письме. Например:

• Meeting Confirmation: в письме подтверждение встречи и уточнение деталей (время, место или платформа для онлайн-встречи и т.п.).
• Request for Collaboration — Campaign Proposal: такое заглавие сообщит, что речь пойдет о предложении сотрудничества.

Выбора подобных тем следует избегать:

• Hello: приветствие — это хорошо, но о чем письмо?
• I have a question: все письма так или иначе содержат вопросы.

✓ Salutation (приветствие)

В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете получателя какие у вас с ним взаимоотношения, выберите приветствие.

Среди формальных вариантов:

• Dear Sir/Madam — когда не знаем, к кому обращаемся.
• Dear Mr./Mrs. Adams — когда нам известна фамилия получателя.
• Dear PR-Manager — когда обращаемся к человеку, занимающему конкретную должность, но не знаем его имени или фамилии.

Если вы уже познакомились и договорились о менее формальном общении, здоровайтесь так:

• Hello, Jannet! — Приветствую, Джаннет!
• Hi, Lucas! — Привет, Лукас!

Однако столь неформальные обращения в деловой переписке точно некорректны:

• Yo, what's up? — Йоу, как жизнь?
• Hey ya'll! — Привет, народ!

✓ Opening sentence (введение) 

Если это первый раз, когда вы общаетесь с партнером, не забудьте представить себя. Назовите ваше имя, вашу компанию и занимаемую должность. Например:

• My name is Victoria, I am a Marketing Manager в BlaBla Company. — Меня зовут Виктория, я менеджер по маркетингу в компании BlaBla.

После этого объясните цель написания письма в нескольких словах:

• I hope you are doing well. I am reaching out to inquire about the details of… — Надеюсь, что у вас все хорошо. Обращаюсь к вам, чтобы узнать детали о… 

✓ Body (основная часть письма)

Здесь нужно вместить основную информацию и разбить ее на логические абзацы. Можно структурировать следующим образом:

• краткий контекст;
• четкий запрос или предложение;
• дополнительные детали (при необходимости).

Старайтесь не делать предложения и абзацы слишком длинными, наоборот: описывайте то, что вам нужно, кратко и лаконично. В основной части письма следует четко придерживаться цели и не отходить от темы.

Как только закончите написание этой части, советуем перечитать ее, чтобы убедиться, действительно ли вы передали свою цель.

✓ Closing statement (завершение)

Самое главное сказали — можно и завершать. Деловую переписку на английском языке и вообще формальные письма лучше заканчивать с call to action, то есть призывом к действию. Обычно они выглядят так:

• Thank you for your time and consideration. I look forward to your response. — Спасибо за ваше время и внимание. С нетерпением жду вашего ответа.

✓ Signature (подпись)

Последняя, но не менее важная деталь. Для подписи используем следующие слова и фразы:

• Best / Kind / Warm regards... — С лучшими / добрыми / теплыми пожеланиями...
• Sincerely… — Искренне… / С уважением...

И подписываемся своим именем. После этого можно добавить собственные контакты, чтобы сделать процесс дальнейшей коммуникации с партнером более простым. При необходимости еще раз укажите вашу должность, название компании, ваш email или номер телефона. В некоторых случаях уместно оставить даже ссылку на сайт вашей компании. Например: 

• Kind regards,
  Victoria
  Marketing Manager
  Marketing Manager | BlaBla Company 

[email protected], 

+38 000 000 00 00

Итак, что мы получаем в результате:

• четкую тему письма;
• вежливое приветствие;
• вступление со знакомством и объяснением цели письма;
• структурированную основную часть;
• завершение с call to action;
• подпись с вашими контактами.

Полезная лексика и linking words для деловой переписки на английском

Больше примеров фраз, которые вы можете использовать во вступительной, основной и заключительной частях деловой переписки на английском, мы собрали в таблице:

Также используйте linking words (слова-связки), которые делают тексты более профессиональными, логичными и вежливыми. Они делятся на разные категории по назначению и держите еще одну таблицу:

Еще один совет по поводу текста письма: старайтесь следить за тем, какие грамматические времена выбираете и как согласуете их между собой. Формы глаголов, артикли, конструкции, модальные глаголы и просто правильное написание слов — на все это нужно обращать внимание.

Чего следует избегать в деловой переписке

Мы уже выяснили, из чего состоит хорошее деловое письмо — теперь поговорим о том, чего в нем быть не должно.

✓ Сленг и сокращения

О неуместности неформального стиля в деловой переписке мы уже писали в начале статьи. Сюда же можно отнести и сокращение.

Так, иногда намного быстрее и легче написать "I've been” вместо "I have been” или "I'm gonna” вместо "I am going to”, однако в случае с официальной перепиской нужно использовать полные формы. Они помогут избежать недоразумений.

✓ Чрезмерная эмоциональность

Вести деловую переписку на английском языке стоит в нейтральной манере, без сильной эмоциональной окраски.

Например, если вас не устраивает отправленный партнером отчет, лучше отказаться от резкого. "This report is terrible, not what I needed at all!” (Этот отчет ужасен, совсем не то, что мне было нужно!) и выразить недовольство более вежливо: "I'm afraid this report is not quite what I needed. Could we discuss how to adjust it?” (Боюсь, этот отчет не совсем такой, как мне нужно. Можем ли мы обсудить, как его исправить?).

✓ Капслок

Слова или предложения, написанные только заглавными буквами, воспринимаются как крик.

Здесь возвращаемся к прошлому примеру об эмоциональности и переделываем “ANSWER ASAP” (СРОЧНО ДАТЬ ОТВЕТ) в “Could you please respond as soon as possible?” (Не могли бы вы ответить как можно скорее?).

✓ Злоупотребление выделениями текста

Письмо не должно выглядеть вот так.

Конечно, использовать выделения следует для акцентирования внимания, однако не злоупотребляйте этим. Не выделяйте целые предложения или все письмо, лучше выделить только важнейшие аспекты: дату и время встречи, дедлайн и т.д.

Коммуникация внутри компаний и между партнерами бывает разной. Кому-то нравится нейтральная манера общения, кому-то наоборот — официальная и взвешенная. Главное — найти общий язык и уметь объяснять свои потребности и требования партнерам так, чтобы вас точно понимали.

FAQs

1. Какой привет лучше использовать в деловой переписке на английском языке?

Безопаснее всего — формальные варианты:

• Dear Sir/Madam;
• Dear Mr./Ms. [Фамилия] или Dear [Должность].

Если с получателем уже установлен контакт, можно использовать

• Hello [имя] или Hi [имя], но только если разрешен менее формальный стиль.

2. Какие ошибки чаще всего встречаются в деловой переписке на английском?

Основные ошибки — это:

• чрезмерная неформальность (сленг, эмодзи);
• капслок;
• сокращение вроде I'm gonna;
• эмоциональный язык;
• отсутствие структуры;
• нечеткая тема письма.

3. Как лучше закончить деловое письмо на английском? 

Завершайте деловую переписку по-английски вежливо и с call to action блоком.

• Thank you for your time. I look forward to your response. — Спасибо за уделенное время. С нетерпением жду ответа.

Затем добавьте подпись: Best regards, [Ваше имя] и контактные данные.

4. Можно ли использовать linking words в деловой переписке?

Да, даже нужно. Слова-связки (Therefore, However, In addition) делают текст логичным, последовательным и профессиональным. Они особенно полезны для аргументации, уточнений или выводов.